45.分包和分包合同
Owner:
- Position: 赞助项目办公室主任
- Email: osp@yuandianwan.com
最后更新: 2024年2月13日
A. Purpose. 赞助项目可能包括由其他实体(子接受者)正在完成的程序性工作。. 这些次级接受者有责任按照法律规定进行他们的那部分工作, regulations, 以及管理大学主要奖励资金的条款和条件. 大学, 通过它的教职员工, 负责监督次级受助人的项目和财政合规情况. 为了满足联邦法规, 所有分包和分包合同的签发, 不管资金来源如何, 必须与本节一致管理吗.
B. Scope. 本节适用于所有赞助项目，包括bet365亚洲官网为完成赞助项目的某些部分工作而向其他合格机构颁发的子奖项或分包合同.
C. Definitions
C-1. Subaward /分包合同. 主要受奖人或转授实体向次级受奖人提供的协议，目的是让次级受奖人执行该奖项所要求的部分程序性工作. 就本APM部分而言，“分包”一词将用于指分包和分包合同.
C-2. Subaward协议. 次级受助方履行由外部赞助方资助的部分工作范围的合同义务. 此类协议不仅确定了分接收方将进行的工作, 还要提供和建立适用的法律法规, 从主要奖项流出的条款, 以及子接受者必须满足的任何其他条款和条件.
C-3. Subrecipient. An entity that receives a subaward from a pass-through entity to carry out part of a sponsored project; but does not include an individual that is a beneficiary of such program. 分接受者可以是教育机构(国内或国外), 非营利组织, 以营利为目的的组织, 偶尔还有联邦机构. 个人，包括那些次级奖励的受益人，不被视为次级接受者. 根据联邦法规, 个人被视为供应商，因此需要不同的合约机制. 为供应商关系确定合适的合同机制提供帮助, 联系采购服务部.
C-4. Vendor. A dealer, distributor, merchant, 或者其他在其正常业务过程中向许多不同的购买者提供商品或服务的卖方. 从供应商处购买的商品和服务可用于支持赞助项目，但不视为对计划工作的实质性贡献.
C-5. 直通实体. 获得资助并向次级接受者发放次级奖励以执行赞助项目的实体. 传递实体可以是主接收方，也可以是次接收方. 作为一个传递实体，机构承担的责任更典型地与奖项赞助商有关. 大学被视为其颁发的每个子奖项的传递实体.
D. Policy. 大学, 作为主要的获奖者或传递实体, 是否可向合资格的分得奖人发出分奖，以支持赞助项目. 次级受援方的工作范围必须包括实质性的方案努力或决策，而不仅仅是受雇的分析工作. 它必须对项目具有如此重要的意义，以至于次级接受机构的合作者将参与结果的编制, publication, 或者项目的展示. 在大多数情况下，工作将由次接收方的人员完成，并将使用次接收方的设施和资源. (关于分包合同和服务采购之间区别的进一步说明见E节). 书面分包协议应用于确定大学(作为主要机构或传递实体)与分包接受者之间的关系.
D-1. 联邦的要求. 联邦法规, 2 CFR Part 200, 确定“传递实体”作为行政机制，通过该机制，授予一个机构的联邦资金可以作为次级奖励分配给另一个机构. 2 CFR Part 200要求机构作为传递实体(例如.g. 发放次级奖励)承担管理和监督义务，类似于监督主要接受者活动的联邦机构. 2 CFR Part 200.331. 这些职责包括但不限于:
- 对潜在的次级接受者进行风险评估.
- 通知次级收件人所有适用的联邦法律法规, 以及所有主要奖项的流动条款和条件.
- 定期收集和审查分包方的技术和财务绩效报告.
- 如有需要，进行现场视察.
- 分析2 CFR 200要求的审计报告和子接收方提交的其他此类审计报告.
- 根据审核结果，评估子接收方提出的纠正措施.
- 在涉及无法或不愿意接受所需审计或纠正不合规活动的情况下，评估和执行对子接受者的制裁.
分受奖人对分奖的管理或转授实体对分奖的管理存在缺陷，都可能使转授实体受到重大处罚.
E. Procedure
E-1. 适当的分奖分类. 分合同管理的关键第一步是在项目提案阶段将交易适当分类为分合同(与服务/咨询协议或采购订单等其他类型的采购行动相反). 不正确的分类可能导致首席研究员(PI)没有足够的资金来成功完成拟议的工作范围. 它还可能造成处理分判的严重延误，并可能, 在极少数情况下, 危及项目的可行性.
在首次向赞助者请求资金时，项目负责人主要负责确定与第三方提供的服务有关的费用的正确分类. 如有任何有关交易分类的问题，应与赞助项目办公室(OSP)联系，并在需要时确定最终分类.
大学在对次级合同和其他采购交易进行分类时，使用2 CFR 200中概述的特征作为起点.
- Subawards. 可能导致大学将发放给第三方的资金归类为次级奖励的一些因素, 作为次级接受者的第三方包括, 但不限于:
- 第三方的方案参与被确定为一个单独的工作范围, 有单独的预算和单独的第三方批准.
- 第三方的绩效是根据赞助项目的目标来衡量的.
- 第三方负责规划决策.
- 第三方承担遵守发起人任何适用的项目合规要求的责任.
- 第三方将使用资金为大学开展赞助项目, 而不是提供商品或服务.
- Procurement. 可能导致大学将发放给第三方的资金归类为采购行动的因素, 第三方作为供应商, include, 但不限于:
- 第三方在其正常经营范围内提供该商品或服务.
- 第三方向许多不同的购买者提供类似的商品或服务.
- 第三方在竞争环境中运作.
- 第三方为赞助项目的运营提供辅助的商品或服务.
- 第三方不受保荐人合规要求的约束.
E-2. 分奖提案
- 确定是否需要分包. 项目负责人负责确定次级奖励或其他采购行动对于赞助项目的成功是否必要. The PI, 在OSP的指导下, 是否最初负责确定哪种筹资机制和分类适合所提议的第三方活动. 参见E-1节.
- 子收件人的选择. PI对子收件人的选择必须基于PI对子收件人能够成功执行所需研究的评估. 这种评估应该针对次级接受者过去的表现, 技术资源, 财务可行性和以前审计的结果, 以及分承包方为根据分承包方进行的工作提出的费用的合理性.
协助项目总监评估建议的次级接收人，并促进建议过程, 大学要求次级接受者在向主要赞助商提交提案之前提供以下文件, 或者在提案提交后出现需要时. 此列表并不全面，大学可能会在提交提案或颁发分奖项之前要求分接受者提供其他文件.- 分收件人须承担的工作范围说明. 此工作范围必须得到大学PI的批准.
- 预算和预算论证. 这必须包括次级接受者的直接和间接成本, 使用次级收件人批准的F&A和附加福利费率，并确认任何承诺的成本分担. 它受主要发起人的任何限制. 分接受者提供的预算必须得到一个被授权以合同方式使用分接受者的机构资源的个人的批准.
- 分接受者机构官员的支持信，表明其承诺执行拟议的工作范围, 确保预算和任何成本分摊承诺的准确性和合理性, 并同意进行次级奖励, 如果提案得到资助.
- 所有保荐人要求的陈述、证明和合规保证(e.g. 关于出口的认证, Suspension, 不合格和自愿排除-较低级别覆盖的交易, etc.).
- 可能需要一份分接受者承诺表，以证明分接受者有资格获得联邦资金并遵守所需的联邦法规.
- 项目发起人要求的其他文件(如.g.，成本或定价数据的证明，关键人员的生物草图等.).
PI必须要求分收件人在PI需要将大学提案的其余部分提交给OSP之前至少两(2)个工作日提交其提案文件. See E-2.c.iv. 这将使PI和OSP都有足够的时间来审查文件并在提案到期之前做出任何必要的更改. - 将分接受者提案纳入大学提案时的考虑因素.
- 设施及行政管理(F&A)包括次级奖励的提案费率. 包括子奖项的提案包括(至少)两种类型的F&A成本除非F&A不是允许成本&A成本和大学F&A costs. 次级接受者预计将应用其自己的联邦谈判F&编制预算时的费率和直接成本基础, 除非次级受援国的机构官员或联邦政府批准了较低的税率&利率受主要发起人的限制. 如果次级接受者有联邦协商的费率, 次级接受者联邦协商的F&必须提供费率协议.
如果次级接受者没有联邦协商的F&A级，学校不允许F级&成本超过2 CFR第200部分规定的最低10% MTDC率.除非分接受者和大学之间可以协商一个费率. OSP的成本核算单位负责F的谈判&没有联邦协商费率的子收件人的费率.
任何放弃大学F&与分包相关的费用需要根据FSH 5100 J-1和APM 45事先获得研究和经济发展副总裁或代表的批准.10 D. - 包括分奖项在内的提案审计要求. 如果建议的分收件人受2 CFR 200的约束, 它必须提供其最近的独立审计的完整副本，以满足2 CFR 200的审计要求, 或其在联邦审计信息交换所的审计记录的链接, 在颁发分判之前. OSP, 按照其评估次级接受者风险等级的责任, 必须审查审计并确认没有可能对拟议的大学奖励产生负面影响的发现.
- 次级利益冲突. 大学必须确保在向次级接受者提供资助时不存在利益冲突, 任何可能导致冲突的情况都要报告和管理, 如果合适的话，可以这样做, 符合FSH 5600, 5650, 6240, and 3170. 除了FSH 6240中定义的利益冲突之外, Conflict of Interest in relation to subrecipients shall also include situations where i) the University PI has ownership or substantial equity in the subrecipient; or ii) the University PI (or a member of his or her family) will receive individual gain from such an arrangement. 在披露潜在利益冲突并根据FSH 5600批准管理计划之前，不得授权分包, 5650和6240. 在某些情况下, 次级接受者的调查人员也可能被要求提交重大财务利益的披露，并遵守有关财务利益冲突的联邦法规. 子收件人还必须证明其具有符合2 CFR第200部分的利益冲突政策.112和EPA的资助, 次级接受者必须遵守EPA的利益冲突政策和2 CFR Part 200.318.
- 建议的行政覆核: OSP审查大学的提案，并确保包括子接收方所需的所有项目. OSP可能有必要与大学PI或分收件人澄清成本或其他项目. 以便有足够的时间进行行政复议, 所有提案必须在赞助机构正式提交截止日期前至少四个工作日提交给OSP.
- 设施及行政管理(F&A)包括次级奖励的提案费率. 包括子奖项的提案包括(至少)两种类型的F&A成本除非F&A不是允许成本&A成本和大学F&A costs. 次级接受者预计将应用其自己的联邦谈判F&编制预算时的费率和直接成本基础, 除非次级受援国的机构官员或联邦政府批准了较低的税率&利率受主要发起人的限制. 如果次级接受者有联邦协商的费率, 次级接受者联邦协商的F&必须提供费率协议.
- 在提交提案后，包括一个意想不到的次级奖励. 在某些情况下, 在已经提交提案或已经收到奖励之后，项目负责人可以决定需要一个次级接受者来完成项目的执行. 寻求将子接受者添加到已提交的提案或授予的项目的pi必须向OSP提供在提案阶段通常需要的子授予的信息和机构授权. 因为对提案的此类更改会影响工作范围, methodology, 或者一个项目的预算, PI应通过OSP工作，以获得赞助商的授权批准. See APM 45.14. 未经赞助商批准，将不颁发分奖, 除非保荐人明确放弃此类批准要求.
E-3. 发放分判. 在收到赞助机构完全执行的主要奖项后, PI和OSP应合作准备分包协议.
- Subaward起始. 次级奖励请求票证, 包括相关附件, 向OSP提供必要的信息，以便发布分包合同. 次级合同将包含主要合同的条款和条件, 以及批准的工作范围和预算以及分包本身的任何条款和条件. 子收件人的工作范围或预算发生变化, 更新的信息必须提供给OSP.
分包请求票可由PI或DGA(或代表)准备，以便随时提交给OSP, 但建议在会计(索引)设置时完成此操作，以使流程能够及时开始. - 由赞助项目办公室进行分奖项审查. 一旦OSP收到带有必要附件和信息的分包请求票, OSP将重新验证大学是否与合格和合格的实体签订了协议，并评估与签订协议相关的“风险水平”.
如果次级收件人是根据2 CFR 200进行审计, 它通常被认为是低风险的, 除非有未解决的审计结果可能对其在分奖项下的表现产生负面影响. 被认为对大学构成中度或高风险的分接受者的分授予协议将包括在合同过程中对分接受者进行额外审查的条款, 根据2 CFR 200.331. 对于确定为“中等”风险的子收件人, 这可能包括定期发票审核和年度前台审核. 根据合同，被认为是“高风险”的分收件人将被要求提供供应商收据和工资单报告以及发票，并且未经大学事先书面批准不得重新预算. 高风险次级接受者的次级奖励条款也将迫使次级接受者提交一年两次的案头审查，以确保资金得到适当的使用, 其他合规义务也得到了满足. 如果确定是适当的，可以在两年后授予高风险状态的改变. 发票审查和案头审计由OSP成本会计股进行. - 特殊注意事项. 在与外国机构打交道时, 盈利性实体, 小型企业, 在准备分包合同期间，项目负责人和OSP合同审查官单位(CRU)(或代表)可能需要解决其他考虑问题.
- 外国subrecipients. 因为一些联邦法规, 法规和机构程序可能不适用于外国次级接受者, 必须特别注意确保与外国实体的分判包含所有必要的条款和条件，以便在合同中确定分接受方的适当义务并提供执行这些义务的机制. 与国内实体的次级奖励一样, 任何特定于主奖励的条款和条件必须流向次级接受者.
- 盈利性实体. 发放给营利性实体的次级奖励可能包括不同的条款和条件, 或者除了, 包括在分奖项给非营利实体. 具体的成本原则和管理要求在与营利性实体合作时是必要的. 因为有些保荐人是被法律禁止的, 机构规定, 或组织章程扩大资金支持以营利为目的的实体, 在与营利性实体进行任何合作之前，奖项的主要接受者可能需要获得赞助机构的批准. See APM 45.14.
- 小企业subrecipients. 分包给小企业所涉及的问题往往是上述问题的混合. 作为营利性实体, 小企业的次级奖励必须包含从主要奖励中流出的条款和条件. However, 这些实体可能不熟悉联邦要求，因此可能需要关于合规性的额外信息. 这些信息可以由PI提供, DGA, 或OSP取决于所要求的具体信息.
- Subaward发行. 后, OSP将准备分包协议，并将其转发给分包方，由分包方的授权官员进行审查和签署.
E-4. 后发行. 一旦子奖励到位, PI和OSP将联合监测次级接受者的活动，以确保方案进展和遵守情况. OSP将提供一份已执行的次级奖励的副本给PI和部门补助金管理员(DGA)或学院财务总监，以方便监督过程.
- 由项目负责人进行程序性和其他方面的监督. 大学项目负责人主要负责监督和评估分接受方在实现项目目标方面的进展情况，并遵循分接受方制定的任何必要程序. 这一责任要求PI:
- 与分包方保持定期联系，以核实分包方的条款和条件是否得到满足. PI应该对主要和次级奖励条款和条件有透彻的了解，以确保次级接受者遵守次级奖励条款. OSP将作为PI关于条款和条件问题的主要参考点, 并将与PI合作回答与条款和条件相关的子收件人问题, 联邦法规, 解决争议, 以及与违约有关的问题.
- 根据工作范围和分包合同中规定的任何可交付期限，监控分包方的实质性进展. 如果方案进展不令人满意, 或者如果需要的技术报告或其他可交付成果不能胜任和及时地产生, PI必须与OSP合作，与子接收方解决这些问题, 记录提出的任何问题及其解决方案. 如果次级接受者的表现仍然不足, PI必须通知OSP, 哪一个将制定次级接受者应采取的补救行动或实施制裁.
- 亲自审核和批准分收件人提交的发票, 表明在发票所涵盖的期间内完成的工作的数量和质量是可以接受的, 并且是按照分包合同中的时间表执行的. 通过这个批准, PI还确认分接受方在项目中的部分支出是合理的, allowable, 并按2 CFR Part 200子Part E的定义分配. 审查分接受者发票需要评估分接受者的工作报告和费用分摊贡献(如果这些承诺包括在分授予中)及其适用的F&A rate.
注:如果PI不能亲自审核和批准发票, via email, fax, 或其他书面交流方式, PI可以提供书面授权，让对分接收方技术性能有第一手了解的人在不可用期间签署. 尽管如此, 在特殊情况下, 例如与付款有关的争议, OSP可以签署并处理付款发票. 在这种情况下, OSP应根据执行情况和实际情况核实支付给分接受者的款项是否有保证. - 确认任何人类受试者, animal use, biosafety, 或分包接受者所执行的工作所需的其他合规性批准在分包的生命周期内得到适当的保护和维护. 如果子收件人经历了此类批准的失误, 分收人有责任通知学校. 如果PI得知此类失误，他们必须立即通知OSP.
- 确定是否必须修改分包的工作范围和/或预算，以便留出额外的时间, funding, etc. 如果PI确定需要更改分判, 必须及时通知OSP，见E-6, Subaward修改.
- 协助OSP就分包过程中可能出现的任何问题和审计查询与分包方进行沟通.
请参阅FSH 5100-H关于PI在赞助项目支持下进行研究的义务.
- 财政监督. 分合同的财政监督是由PI分担的责任, 部门补助金或单位管理员/ (DGA), 学院或单位财务总监, and OSP, 主要责任由PI承担. PI批准并签署的发票应提交给单位管理员或学院财务总监，以便跟踪费用和成本分摊. 然后将发票转发给OSP进行审核，然后提交给应付账款. OSP使用提交的发票作为监督遵守奖励条款和条件的一种手段.
- 合规监测. 作为联邦奖励的主要接受者和传递实体, 大学被要求监督次级接受者的活动，以确保其赞助项目的部分按照联邦法规执行, 2 CFR 200.501审核要求，并规定了评奖和分评奖. 除了持续监测分收货人发票外, OSP定期审查子接收方的审计报告和, 如果有必要的话, 执行办公桌检查以确保合规.
E-5. 纠正措施计划和制裁.
- 纠正措施. 如果审计发现次级接受者不符合联邦法规, 审计的规定, 或分判的规定, OSP将就审计结果发布一项管理决定. 如果子收件人已经采取措施纠正发现, 这一点将在管理决策中予以注意. 管理层的决定将说明调查结果是否成立, 解释结论的原因, 并确定子接受者要采取的纠正措施和必须完成该措施的时间框架. 次级接受者负责制定和实施纠正所有审核发现的措施，并且必须向OSP提交纠正措施计划，以便在评估次级接受者是否符合CFR 200要求时使用. OSP将核可拟议的行动计划，并在认为有必要时修改该计划，以纠正审计结果. PI和单位将被告知次级接收方的不合规情况，并被要求协助监督次级接收方批准的纠正措施计划的实施情况. (见2 CFR第200部).
- Sanctions. OSP may impose sanctions on the subrecipient for its failure to: undergo an audit in keeping with 2 CFR 200 requirements and/or special terms and conditions of the subaward agreement; undertake the performance of the subaward with reasonable diligence in adhering to applicable federal and state regulations and subaward terms and conditions; and/or submit or carry out a corrective action plan. 在这种情况下, OSP可以扣留付款, 预扣或不允许间接费用, 或暂停分奖，直至分奖人采取必要的纠正措施为止. 如果确定的问题在90天内没有得到解决, OSP将通知分接受方，它有30天的时间来遵守规定，否则将被视为违反了分授协议，协议将被终止.
E-6. Subaward修改. 而分包合同的条款和条件通常在合同期限内是固定的, 为了确保整个项目的成功，可能有必要修改分包合同的条款和条件. 如果确定有必要修改分判, PI必须首先与OSP联系，以确定大学是否有权根据主奖励更改子奖励. 如果学校没有这个权力, 项目负责人将需要与OSP合作，以获得赞助商对拟议的子奖项修改的批准. 当需要修改时, PI应填写并向OSP提交分包修改请求. 在OSP收到请求表格后，OSP将准备对子合同的修改, 将批准的修改合并到分包中，并将修改发送给分包方. 一旦分判修正案完全执行，将向单位提供一份副本.
E-7. Subaward收尾. 当分包合同的履约期结束，且分包合同的所有条件都得到充分满足时，分包合同即被视为终止. 在分奖结束之前，必须完成以下任务:
- 必须在合同截止日期内收到标有“最终”并证明所有费用均按照分包条件支付的发票.
- 在发票上签字之前, PI必须核实任何所需的技术报告已经完成和获得，并且分包合同的所有规定都已经履行.
- 主要保荐人要求的任何结账报告(例如.g. 发明公开，财产)必须收到.
- 根据分包合同购买的任何设备的处置必须最后确定. 必须确定该设备是否可以归属于分接受者, 或者如果头衔仍然属于主要赞助商或大学.
在收到并批准所有所需文件和可交付成果之前，可暂停支付最终发票.
F. 联系信息. 如有疑问或要求了解更多信息，请致电208-885-6651或联系赞助项目办公室 osp@yuandianwan.com.
G. References
G-1. 《365bet中文》.
G-2. 2 CFR 200 -统一管理要求, 成本原则, 以及联邦奖励的审计要求.
版本历史
Updated Feb. 13, 2024